En una oficina española, las mesas restan metros y la silla ocupada no. Para comprobar los dos metros cuadrados de superficie libre por trabajador que exige el Real Decreto 486/1997, la guía técnica del INSST sobre lugares de trabajo indica una cuenta sencilla: la superficie del local, menos la que ocupan los muebles y los equipos, dividida por el número de personas que trabajan en él. La silla de trabajo, mientras alguien la ocupa durante su jornada, no se resta.
Esa nota pesa más de lo que parece ahora que ORGATEC abre en Colonia el 27 de octubre, hasta el 30, con el lema «From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world». La organización explica que el tema, centrado en la dimensión humana, explora cómo se relacionan las personas en los entornos de trabajo y contract. Recorreré sus pabellones como visitante, y llevo una idea que me gustaría poner a prueba allí. Una sala ya es una relación: la profundidad de un escritorio, el sitio que cada uno ocupa en torno a una mesa y los metros que separan dos puestos inclinan la manera en que se hablarán quienes los ocupan, y lo hacen antes de que nadie abra la boca.
La guía de la norma española ya nombra las distancias entre personas
El anexo del real decreto fija tres mínimos para los locales de trabajo: tres metros de altura, que en oficinas y despachos pueden quedarse en 2,5; dos metros cuadrados de superficie libre por trabajador; diez metros cúbicos no ocupados por trabajador. Añade que la separación entre los elementos del puesto debe bastar para trabajar «en condiciones de seguridad, salud y bienestar». La guía técnica, que el propio decreto encarga al instituto y que es de carácter no vinculante, comenta esas líneas en su edición de marzo de 2015. Al enumerar lo que hay que tener en cuenta al diseñar los puestos, pide unas condiciones ergonómicas aceptables que atiendan a las posturas y los movimientos, a los factores ambientales, como el ruido y la calidad del aire, y a «los factores psicosociales (respetando las distancias interpersonales)».
Ese paréntesis no lleva cifra. Invita a buscarla fuera de la guía, en quien la ha descrito.
Delante de un escritorio, la distancia fija el registro
Una cifra la escribió Edward T. Hall en 1966, en The Hidden Dimension, un libro dedicado a cómo usamos el espacio. Hall describe una distancia social cuya fase lejana va de siete a doce pies, entre unos 2,1 y 3,7 metros, y observa que las conversaciones de negocios y sociales mantenidas en ese tramo tienen un carácter más formal que las de la fase cercana. Luego baja al despacho: los escritorios de las personas importantes son lo bastante grandes como para mantener a los visitantes en la fase lejana, e incluso en una oficina con escritorios de medida estándar la silla de enfrente queda a ocho o nueve pies, unos 2,4 a 2,7 metros, de quien está sentado detrás.
A mi juicio, esa formalidad tiene su lugar: una negociación con un proveedor o una comunicación delicada a un colaborador pueden pedirla. De su página deduzco que la profundidad del tablero y el hueco que se deja delante deciden de antemano en qué registro se hablará en ese despacho. Si quien lo ocupa quiere también escuchar a su equipo con franqueza, le conviene prever un segundo lugar para sentarse, sin el escritorio de por medio, y decidirlo cuando elige los muebles, no cuando ya están montados. El número del 12 de octubre, sobre el escritorio ejecutivo italiano, miraba a quien ocupa el despacho; la página de Hall mira la silla del que llega.
En torno a una mesa, el sitio anuncia qué se viene a hacer
La guía no descuenta la silla ocupada. Entiendo que la trata como parte de la persona, y la posición de una silla respecto a otra es justo lo que miró Robert Sommer. En 1965 publicó en la revista Sociometry un estudio titulado Further Studies of Small Group Ecology. Observó parejas de estudiantes en una cafetería, donde se animaba a hablar, y en una biblioteca, donde no: en la cafetería elegían sentarse uno frente al otro; en la biblioteca, lejos. Con varios cuestionarios midió, además, dónde preferían sentarse según lo que el grupo tuviera que hacer. En general, los grupos que solo conversan prefieren la esquina; los que cooperan, sentarse lado a lado; los que trabajan en paralelo, una disposición separada; y los que compiten, quedar frente a frente. El estudio discute también el papel del contacto visual en esas disposiciones.
Son preferencias recogidas en cuestionarios hace más de sesenta años, no resultados de reuniones. Sirven, con todo, para elegir mesas de reuniones con otra pregunta en la cabeza. Quien prepara con su equipo una sesión de trabajo y quien recibe a su contraparte en una negociación pueden necesitar la misma superficie libre, y aun así no la misma mesa: al primero le sirven los lados donde se trabaja uno junto a otro; el segundo hará bien en decidir, antes de encargarla, si quiere a la otra parte enfrente o en ángulo.
Entre dos puestos, los metros pesan sobre toda la semana
La guía hace la cuenta sobre el local y no sobre cada puesto, aunque recomienda verificar la superficie libre en las inmediaciones de cada uno siempre que sea posible. Un plano puede cumplir con holgura esos dos metros cuadrados y, a la vez, sentar lejos a dos personas que tienen que hablarse todos los días. Por qué eso importa lo estudió Thomas J. Allen, que siguió cómo circula la información técnica en las organizaciones de investigación y desarrollo y reunió ese trabajo en Managing the Flow of Technology, publicado por MIT Press en 1977. Midió la probabilidad de que dos personas se comuniquen cada semana en función de la distancia entre sus puestos, y escribe que el descenso no sorprenderá probablemente a nadie: lo sorprendente es su ritmo real. En 2007, en el libro que firmó con Günter Henn, The Organization and Architecture of Innovation, un gráfico vuelve a mostrar la comunicación en descenso a medida que crece la distancia.
Allen estudiaba organizaciones de I+D. Aun así, de su trabajo tomo una regla que aplicaría en cualquier planta: primero se sienta cerca a quienes deben hablarse cada semana, y después se decide dónde va el mobiliario colaborativo, para que quede entre ellos y no en el rincón que sobró del plano.
Lo que se mide en una oficina, de la ley a la conversación
Superficie libre. Dos metros cuadrados por trabajador y diez metros cúbicos no ocupados; altura mínima de 2,5 metros en oficinas y despachos (Real Decreto 486/1997).
Cómo se calcula. Superficie del local menos la ocupada por muebles y equipos, dividida por las personas; la silla ocupada no se resta (guía técnica del INSST, 2015).
Distancias interpersonales. La guía pide respetarlas entre los factores psicosociales; en ese pasaje no da cifra.
Delante de un escritorio. Con un escritorio de medida estándar, el visitante queda a unos 2,4-2,7 metros de quien se sienta detrás, en la fase lejana de la distancia social, donde la conversación es más formal (Hall, 1966).
Alrededor de una mesa. Enfrente para competir, lado a lado para cooperar, en esquina para conversar, separados para trabajar en paralelo: preferencias recogidas por Sommer (1965).
Entre dos puestos. En los entornos de I+D estudiados por Allen (1977), la probabilidad de comunicarse cada semana cae con la distancia, a un ritmo que él mismo juzga sorprendente.
Lo que buscaré en Colonia
Entre los temas del festival sobre la cultura del trabajo que se celebra dentro de ORGATEC está «Empowered Experience», que la organización describe como nuevos entornos de trabajo que refuerzan la motivación y la satisfacción. Me parece un terreno vecino al de los factores psicosociales que nombra la guía española. En cada escritorio y en cada mesa que vea me preguntaré dónde quedará la silla del otro.
El beneficio de hacerse esa pregunta a tiempo lo nota quien usa la sala todos los días, sin que nadie lo mida: el director que recibe a un cliente a la distancia que la visita requiere y a su equipo a otra más corta, o las dos personas que tienen que consultarse a diario y a las que alguien decidió sentar cerca. La ley cuida que en una oficina quepan las personas. Que quepan también sus conversaciones se decide sobre el plano, con un metro en la mano.
Respuestas rápidas
¿Cuándo y dónde se celebra ORGATEC 2026? En Colonia, del 27 al 30 de octubre de 2026, con el lema «From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world».
¿Cuánta superficie libre exige la ley por trabajador en una oficina en España? El Real Decreto 486/1997 fija dos metros cuadrados de superficie libre y diez metros cúbicos no ocupados por trabajador, con una altura mínima de 2,5 metros en oficinas y despachos. La guía técnica del INSST (2015, no vinculante) explica que del local se restan los muebles y los equipos, pero no la silla de trabajo mientras está ocupada.
¿A qué distancia queda el visitante frente a un escritorio? Según Edward T. Hall (The Hidden Dimension, 1966), incluso con escritorios de medida estándar la silla de enfrente queda a ocho o nueve pies, unos 2,4-2,7 metros, de quien está sentado detrás: es la fase lejana de la distancia social, donde, según Hall, la conversación tiene un carácter más formal.
¿Cómo prefieren sentarse los grupos alrededor de una mesa? En los cuestionarios de Robert Sommer publicados en Sociometry en 1965, los grupos que cooperan prefieren sentarse lado a lado, los que solo conversan la esquina y los que compiten quedar frente a frente.
¿La distancia entre puestos cambia la comunicación en la oficina? En las organizaciones de investigación y desarrollo estudiadas por Thomas J. Allen (Managing the Flow of Technology, 1977), la probabilidad de que dos personas se comuniquen cada semana disminuye con la distancia entre sus puestos, a un ritmo que el propio Allen juzga sorprendente.